Som man råber får man svar

At høre

Høring er i virkeligheden et flot ord. Lidt ligesom de skoler hvor man har en “høresal” i stedet for foredragssal. Høring betyder at der bliver lyttet til hvad der bliver sagt. I dag er en høring dog desværre ikke meget med lytning at gøre.

I avisen

Når en kommune laver en oplysningsannonce i lokalavisen om en ny VVM-godkendelse, fylder halvdelen af annoncen en klagevejledning. Der bliver givet mulighed for at klage. Hvordan kan det være der ikke er den samme udførlige beskrivelse af hvad man gør med gode ideer?

Nej, kommunen har allerede de gode ideer, og dem er der ikke nogen der skal pille ved! Ret skal være ret: Jeg ved at der er mange i kommunen der er trætte af høringers forudsigelighed, og ønsker andre måder at gøre det på.

At invitere

Når vi inviterer, inviterer vi en særlig gruppe, om vi vil det eller ej. Invitationen bliver modtaget af den gruppe der vil det, som der bliver inviteret ind til. Hvis der inviteres til  konstruktive forslag, er de konstruktive der kommer, og hvis det er klagemuligheder er det klagerne der kommer. At invitere er i virkeligheden en overset kunst. Men det er vigtigt, for dem som kommer er jo dem der bliver dine samarbejdspartnere.

Løse samtaler

Udover at gøre os umage med at invitere, kunne man også tage ud og møde dem man vil snakke med, der hvor de er. Det gør en stor forskel at man som borger får lov til at være på hjemmebane. Samtaler kan opstå hvis der ikke er for meget dagsorden osv.

De “løse” samtaler giver rum for at vi kan forhandle hvad problemet egentlig er. Hvis kommunen opgiver definitionsretten til problemet, er der plads til en reel samtale mellem borger og kommune.

Problemer

Nogen gange er problemerne vi ser, kun dem vi kan løse. En mand med en hammer ser kun søm. Det kan være svært at slå de søm ind, men det er trods alt kun sømmene han ser som noget der skal gøres noget ved.

Nye måder

Vi kan gøre høringer til et møde hvor vi lytter, og jeg tror at flere og flere vil forsøge at finde nye måder at samarbejde med borgerne. Samarbejder der handler om at bidrage, og ikke om at klage.

www.nisgmadsen.com

Læs også: Løsning som det første

Opsøg foreningerne

Kontakt

Det kan være svært for en kommune at få kontakt med et lokalsamfund.

Lokalsamfund har sine egne måder. Der er ikke udtalte og formelle regler osv. De er jo ikke organiseret formelt. Lokalråd og lignende kan gøre det nemmere, men ikke alle steder er lokalråd egentlig repræsentanter for lokalsamfundet, i ordets egentlige forstand.

Formelt, men ikke reelt.

Ligner os selv

Det er nemmest at tale med nogen der ligner os selv. Vi har den samme måde at agere på, og de samme omgangsformer. Selvom vi er et lille land, er der langt mellem de forskellige grupper vi er. En kommune er meget formelt indrettet. Den skal være gennemskuelig, og derfor er der masser af formalia. Det kan være svært, med den tradition, at komme i kontakt med uformelle miljøer.  

Uformelle miljøer

Men de uformelle miljøer rummer mange resurser, og en virkelyst, som vi ikke har kontakt med. Jeg tror at mange af de miljøer rummer stor potentiale for samskabelse. Samskabelse er i stand til at rumme det uformelle, og være i en kontekst hvor det er komplekst.

Foreninger

Men at få kontakt med de mere uformelle dele af civilsamfundet er en opgave der kræver tid. En indgang til de miljøer kan være gennem foreninger. Foreninger er nemme at komme i kontakt med, da de også har formelle strukturer og beslutningsmønstre. Vi ved, som kommune, ganske enkelt hvem vi skal ringe til. Samtidig har foreningen sansynligvis allerede en kontaktflade med kommunen. De kender måske endda kommunalpolitikere, eller andre “kommunale”.

Åben snak

Jeg tror foreningerne kan være en indgang til de mere uformelle miljøer, hvis vi spørger efter det, og arbejder på det, gennem foreningerne. Indkald til en åben snak om en problematik, og se hvad de har at tilbyde. Måske har foreningerne løsninger og resurser de gerne vil sætte i spil. Og hvis vi er åbne, kan de være en mulighed for at komme ind i de uformelle miljøer, og vide hvordan vi skal samarbejde med dem.

www.nisgmadsen.com

læs også: Det potentielle netværk

Frivillig for kommunen

Har de frivillige overhovedet lyst til at være frivillige for kommunen?

Det er et spørgsmål der nok bliver spurgt mere og mere på gangene på rådhusene rundt om i landet. Umiddelbart kan det være svært at se at de vil det. De frivillige er ofte frie fugle, og vil gerne give udtryk for at ingen skal bestemme over dem. Men så snart at der er noget der er vigtigt, og giver mening, er der ingen problemer med at binde sig. Så snart at de frivillige får lov til at være betydningsfulde, og ikke skulle være “kommunen”, men blot sig selv, er de på banen. Jeg har et eksempel på dette:

Middelfart kommune har længe haft et mentor-program. Det er voksne der er mentorer for unge der har problemer med deres tilværelse. Hvad skal de være? Hvordan får de deres hverdag til at fungere? Er de parate til at tage valg?

Det er unge der er på vej til at blive store udgifter for en kommune, men bliver det ikke hvis de bliver støttet af en mentor.

I middelfart har man ansat en til at stå for mentornettet. Det handler om at uddanne mentorerne, være sparringspartner for dem og hjælpe med at organisere mentee og mentorer. Programmet har ingen problemer med at få frivillige mentorer. Så vidt jeg ved, er der venteliste…

Hvordan har de formået at få frivillige til at være frivillige for kommunen?

De har taget dem alvorligt. Giver dem undervisning og stiller krav til dem. De giver de frivillige lov til at være frivillige, og ikke kommunale.

Det samarbejde er en start på samarbejder, der kan føre til højere og højere grad af samskabelse. Samskabelse kan blive til hvis samarbejdet i f.eks mentorprogrammet bliver mere og mere ligeværdigt, og der bliver lyttet til de frivillige. De frivillige vil helt sikkert gerne bidrage med inspiration og se nye muligheder.

Til slut vil jeg sige at det er vigtigt at kommunen bliver ved med at være en del af samarbejdet. Det ville være useriøst at starte et samarbejde, og så forlade det så snart man kan se muligheden for det. Desuden er samarbejdet der giver perspektiver til at det kan blive højere grad af samskabelse.

www.nisgmadsen.com

Læs også: Ingen vil arbejde frivilligt for kommunen

Reduktion

Min søn har det med at blive forelsket i ord. Som 12 årig blev han forelsket i kompleksitetsreduktion. Det er virkelig fars dreng. Der er ikke et begreb der er mere interessant for tiden. Nu hvor vi har anerkendt kompleksiteten, bliver den måde vi håndterer den på yderst aktuel. Reduktion er en måde.

Kompleksistetsreduktion er at skabe mønstre eller handlinger som kan reducere opfattelsen af kompleksitet. Det er en måde at håndtere kompleksitet på. Vi gør ting for at reducere den.

Den klassiske reduktionsmetode er modeller. Modeller er fantastiske til at reducere kompleksitet. Derfor kan de også blive voldsomt populære i organisationer. Det er simpelthen en måde at beslutte at verden ser sådan ud.

Hvis så hele organisationen kan blive enige om en model som alle skal bruge, så har man virkelig reduceret alle problemer til kun at kunne se ud på en måde. Det er til at arbejde med fordi det er blevet reduceret.

Det er normalt at man vælger en model som “SMART”-modellen, og beder alle om at føgle den. Eller der findes en særlig projektbeskrivelsesværktøj, som alle skal skrive deres projekter ind i.

Men det er som at klippe alle mennesker den samme frisure med den samme trimmer. Vi kommer allesammen til at blive mindre originale. Vi får mindre potentiale, vi er mindre kreative, spændende og innovative.

Og var det det vi ville når vi havde med problemer at gøre?

Kan vi ikke bare lade dem være besværlige?

Problemer er der for at inspirere os. Det handler ikke om at blive færdig hurtigst muligt. Vi skal kunne være i kompleksitet, fremfor at reducere den.

Det må være muligt.

www.nisgmadsen.com

Læs også: Modeller til at tæmme innovation

Maskine-metaforen

Af en eller anden grund betragter vi ofte en organisation som en maskine. Det er ofte helt ubevidst, men hvis man først for blik for det, kan man se det. Maskine-metaforen har virkelig sat sit præg på vores måde at arbejde på.

At se en organisation som en maskine er en moderne måde at se det på: der findes en mekaniker der kan overskue og bygge organisationen, og se hvad der bedst. Det er når en ledelse (med konsulenter) mener at der kan justeres og optimeres. De mener at kunne se hele organisationen udefra, og derfor forstår organisationen. De kan udpege mindre effektive områder.

(Men de oplever jo ikke organisationen indefra, og har ingen fornemmelse for hvordan det ser ud i medarbejderperspektiv. Hvad der ser ueffektivt ud udefra, kan opleves som vigtigt og meningsfuldt indefra. (og være yderst effektivt))

Man ved også at man er inde i maskine-metaforen når det er et tab, når noget ikke skal gøres mere, eller der er en funktion der ikke længere skal varetages. Så står man jo med en hel del af maskinen der skal pilles fra hinanden, eller bare må stå ubrugt!

Maskiner kan ikke forandre sig. De er statiske. Så i maskine metaforen ser man på medarbejdere på samme måde: de er statiske. De udvikler sig ikke af sig selv. Nye funktioner kræver et kursus. Tandhjulet skal justeres for at yde optimalt. Der er ingen ydre påvirkning på medarbejderen uden for organisationen (maskinen).

Hvad med en organisk metafor? Hvad vil en metafor hvor vi betragter organisationen som en plante sige?

Hvis der skal være effektivitet og produktion, skal der sol til. Der skal arbejdsglæde og anerkendelse til. Omverdenen skal stråle ned på organisationen, så vil den være effektiv. Det er en ledelsesopgave, men en opgave der er mulig at løse.

Medarbejdere har egen dømmekraft, og kan forandre sig. De bliver påvirket udefra, og forandrer sig. Bladet ved selv hvordan det skal vokse, og finder ud af det i samarbejde med dem omkring dem. De arbejder i deres kontekst, og ser mulighederne der.

At noget forsvinder er en udviklingsmulighed. En plante visner et sted, og vokser et andet sted. Det er der ikke noget tragisk i. Faktisk er det en del af at vokse. Det visnede blad forsvinder fordi der ikke længere er brug for det. En plante kan forandre sig, og er derfor ikke fortabt ved udvikling hvor andre dele overtage funktioner.

Prøv at være opmærksom på hvornår maskine-metaforen, ligger til grund for hvordan man laver ændringer i organisationer. Det er ofte en en tavs opfattelse der bare bliver en præmis. Men det er synd for organisationerne. Gør metaforen åbenbar og diskuter om der er andre metaforer der kan give andre muligheder.

www.nisgmadsen.com

Læs også: For mange og for meget